Regulamento de Atribuição de Patrocínio Científico ou Apoio Institucional da SPO
Regulamentos
Preâmbulo
A Sociedade Portuguesa de Oncologia (SPO) é frequentemente solicitada a dar o seu patrocínio científico a inúmeras reuniões nacionais. O reconhecimento da qualidade do evento científico e a atribuição do patrocínio científico por parte da SPO, contribui de forma importante para a credibilização dessa ação formativa.
Contudo, a responsabilidade deste ato justifica por parte da SPO que o mesmo seja regulamentado. Na ausência de critérios objetivamente estabelecidos, a atribuição de patrocínio científico tem sido efetuada, até ao momento, com base no mérito científico de quem promove o evento e de quem nele participa.
Acresce ainda a dificuldade destes parâmetros serem nitidamente escassos para uma avaliação cuidadosa da qualidade científica do evento. Torna-se assim necessária a criação de regras claras, que sejam aplicadas de forma uniforme na avaliação dos eventos científicos que solicitem o patrocínio da SPO.
O patrocínio científico da SPO é o reconhecimento por parte desta Sociedade Científica da qualidade técnica do programa de determinada reunião científica que surge fora da iniciativa direta da SPO (fora da sua Direção, dos seus grupos e secções).
O apoio Institucional atribuído pela SPO refere-se à autorização de utilização do logótipo da sociedade na promoção e divulgação de determinada atividade ou evento não científico, limitado no tempo, e que seja considerado meritório no domínio da Oncologia. Esta atribuição é da competência da Direção e não gera compromissos, financeiros ou outros, para a SPO.
Este documento procura definir um conjunto de regras orientadoras para atribuição do patrocínio científico por parte da SPO, sendo essa atribuição decidida pela Direção. Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
O patrocínio científico da SPO só poderá ser atribuído a reuniões científicas que decorram em território nacional, sendo excecionalmente considerado no caso das reuniões ocorrerem noutros países, desde que, a SPO faça parte da organização das mesmas.
As reuniões científicas podem ter os seguintes âmbitos:
a) Regional – com destinatários confinados a um centro ou a um conjunto de centros dentro da mesma região (i.e., envolvendo menos de 100 participantes).
b) Nacional – dirigidas a todo o país (i.e., envolvendo mais de 100 participantes).
c) Internacional – divulgadas no estrangeiro e incluindo preletores de pelo menos 2 nacionalidades (envolvendo mais de 100 assistentes)
d) Reuniões de trabalho de peritos – envolvendo um grupo restrito de peritos e podendo não ser aberta a assistência.
A Sociedade Portuguesa de Oncologia atribui Patrocínio Científico a eventos científicos da área médica ou outra, com interesse em Oncologia, com importância na formação contínua dos profissionais de saúde.
Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
As reuniões científicas a serem patrocinadas pela SPO poderão ser organizadas por um serviço ou por um conjunto de serviços hospitalares, públicos ou privados, entidades universitárias, Instituições, Sociedades Científicas e Fundações ou ainda por médicos ou outros profissionais de saúde, constituídos para o efeito.
A SPO não atribui o seu patrocínio científico a reuniões em que empresas ou entidades com fins lucrativos surjam como organizadoras, coorganizadoras ou responsáveis pelo secretariado.
Todas as reuniões a serem patrocinadas pela SPO deverão ter uma Comissão Científica, a qual deve incluir personalidades da Oncologia Nacional ou Internacional, de reconhecido mérito científico.
Sempre que o evento integre práticas médicas, terá de ser identificado o responsável clínico da formação e o coordenador ou responsável geral pela atividade.
O programa científico, com os moderadores e palestrantes e os objetivos a atingir, bem como o número esperado de participantes, devem ser submetidos à apreciação da SPO, através do preenchimento de um formulário de candidatura, com pelo menos 3 meses de antecedência relativamente à data do evento.
Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
Para que a reunião seja patrocinada pela SPO não deverá incluir palestras pagas por entidades em situação de conflito de interesses, fora do âmbito de simpósios satélites.
Para que a reunião seja patrocinada pela SPO não deverá incluir palestrantes cuja reputação científica seja publicamente posta em causa.
O Patrocínio Científico da SPO poderá processar-se das seguintes formas:
A decisão de divulgação e a respetiva forma será da competência da SPO. Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
Qualquer alteração do evento não poderá constituir alteração do conteúdo que foi objeto da decisão para o Patrocínio Científico, assumindo a entidade organizadora patrocinada o compromisso de assegurar a execução do evento em conformidade com o pedido originalmente apresentado.
Caso haja uma alteração substancial, será necessário formular um novo requerimento de patrocínio, sendo dever da SPO revogar o patrocínio anteriormente atribuído.
A SPO recusará o seu patrocínio científico a qualquer iniciativa que desrespeite a Declaração de Helsínquia, com as respetivas atualizações, ou a carta dos Direitos Humanos.
A SPO recusará o seu patrocínio a todas as iniciativas que, embora sob a capa de reuniões científicas, visem outros fins que não os da Educação Médica Contínua, o debate de ideias em Oncologia e a apresentação de resultados de Estudos Científicos.
Caso a entidade requerente do patrocínio não cumpra com o exposto nas secções anteriores, a Direção da SPO reserva-se o direito de excluir futuros pedidos de patrocínio efetuados pela mesma entidade.
A SPO não concederá patrocínio científico a páginas web, dada a sua natureza dinâmica. Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
A decisão da SPO será comunicada à Comissão Organizadora no prazo máximo de trinta (30) dias após a data de receção do pedido
Após conclusão positiva do processo, a Comissão Organizadora está autorizada a colocar o logótipo da atribuição do Patrocínio Científico SPO, em todos os meios de divulgação, tanto impressos como digitais.
O logótipo de patrocínio científico da SPO não deverá estar junto dos logótipos dos patrocinadores comerciais.
Deve ser comunicado à SPO, no máximo até 30 dias antes do evento, qualquer alteração ao requerimento efetuado, apresentando a respetiva justificação.
O uso indevido do logótipo ou do nome da SPO constitui um facto ilícito gerador de responsabilidade civil, entre outros, reservando-se a SPO o direito de agir judicialmente sobre os infratores.
Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
ANEXO I - FORMULÁRIO DE CANDIDATURA
A Sociedade Portuguesa de Oncologia (SPO) é frequentemente solicitada a dar o seu patrocínio científico a inúmeras reuniões nacionais. O reconhecimento da qualidade do evento científico e a atribuição do patrocínio científico por parte da SPO, contribui de forma importante para a credibilização dessa ação formativa.
Contudo, a responsabilidade deste ato justifica por parte da SPO que o mesmo seja regulamentado. Na ausência de critérios objetivamente estabelecidos, a atribuição de patrocínio científico tem sido efetuada, até ao momento, com base no mérito científico de quem promove o evento e de quem nele participa.
Acresce ainda a dificuldade destes parâmetros serem nitidamente escassos para uma avaliação cuidadosa da qualidade científica do evento. Torna-se assim necessária a criação de regras claras, que sejam aplicadas de forma uniforme na avaliação dos eventos científicos que solicitem o patrocínio da SPO.
O patrocínio científico da SPO é o reconhecimento por parte desta Sociedade Científica da qualidade técnica do programa de determinada reunião científica que surge fora da iniciativa direta da SPO (fora da sua Direção, dos seus grupos e secções).
O apoio Institucional atribuído pela SPO refere-se à autorização de utilização do logótipo da sociedade na promoção e divulgação de determinada atividade ou evento não científico, limitado no tempo, e que seja considerado meritório no domínio da Oncologia. Esta atribuição é da competência da Direção e não gera compromissos, financeiros ou outros, para a SPO.
Este documento procura definir um conjunto de regras orientadoras para atribuição do patrocínio científico por parte da SPO, sendo essa atribuição decidida pela Direção. Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
SECÇÃO I - LOCAL DA REALIZAÇÃO DO EVENTO CIENTÍFICO
ARTIGO 1º
O patrocínio científico da SPO só poderá ser atribuído a reuniões científicas que decorram em território nacional, sendo excecionalmente considerado no caso das reuniões ocorrerem noutros países, desde que, a SPO faça parte da organização das mesmas.
SECÇÃO II - ÂMBITO DO EVENTO CIENTÍFICO
ARTIGO 2º
As reuniões científicas podem ter os seguintes âmbitos:
a) Regional – com destinatários confinados a um centro ou a um conjunto de centros dentro da mesma região (i.e., envolvendo menos de 100 participantes).
b) Nacional – dirigidas a todo o país (i.e., envolvendo mais de 100 participantes).
c) Internacional – divulgadas no estrangeiro e incluindo preletores de pelo menos 2 nacionalidades (envolvendo mais de 100 assistentes)
d) Reuniões de trabalho de peritos – envolvendo um grupo restrito de peritos e podendo não ser aberta a assistência.
ARTIGO 3º
A Sociedade Portuguesa de Oncologia atribui Patrocínio Científico a eventos científicos da área médica ou outra, com interesse em Oncologia, com importância na formação contínua dos profissionais de saúde.
Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
SECÇÃO III - ENTIDADES ORGANIZADORAS DO EVENTO CIENTÍFICO
ARTIGO 4º
As reuniões científicas a serem patrocinadas pela SPO poderão ser organizadas por um serviço ou por um conjunto de serviços hospitalares, públicos ou privados, entidades universitárias, Instituições, Sociedades Científicas e Fundações ou ainda por médicos ou outros profissionais de saúde, constituídos para o efeito.
ARTIGO 5º
A SPO não atribui o seu patrocínio científico a reuniões em que empresas ou entidades com fins lucrativos surjam como organizadoras, coorganizadoras ou responsáveis pelo secretariado.
SECÇÃO IV - COMISSÃO CIENTÍFICA
ARTIGO 6º
Todas as reuniões a serem patrocinadas pela SPO deverão ter uma Comissão Científica, a qual deve incluir personalidades da Oncologia Nacional ou Internacional, de reconhecido mérito científico.
ARTIGO 7º
Sempre que o evento integre práticas médicas, terá de ser identificado o responsável clínico da formação e o coordenador ou responsável geral pela atividade.
SECÇÃO V - PROGRAMA E OBJETIVOS
ARTIGO 8º
O programa científico, com os moderadores e palestrantes e os objetivos a atingir, bem como o número esperado de participantes, devem ser submetidos à apreciação da SPO, através do preenchimento de um formulário de candidatura, com pelo menos 3 meses de antecedência relativamente à data do evento.
Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
ARTIGO 9º
Para que a reunião seja patrocinada pela SPO não deverá incluir palestras pagas por entidades em situação de conflito de interesses, fora do âmbito de simpósios satélites.
ARTIGO 10º
Para que a reunião seja patrocinada pela SPO não deverá incluir palestrantes cuja reputação científica seja publicamente posta em causa.
SECÇÃO VI - FORMAS DO PATROCÍNIO CIENTÍFICO
ARTIGO 11º
O Patrocínio Científico da SPO poderá processar-se das seguintes formas:
- Inclusão do logótipo da SPO nos meios de divulgação.
- Divulgação do evento no site da SPO.
- Comunicação e divulgação do evento por outros meios
- Envio de comunicações, via correio eletrónico, aos sócios da SPO a divulgar o evento científico, sendo da responsabilidade da instituição apoiada o conteúdo da comunicação.
- O conteúdo da comunicação deve ser enviado até 10 dias antes da divulgação pretendida.
- A SPO reserva-se o direito de propor alterações pontuais ao texto proposto.
ARTIGO 12º
A decisão de divulgação e a respetiva forma será da competência da SPO. Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
SECÇÃO VII - OUTRAS DISPOSIÇÕES
ARTIGO 13º
Qualquer alteração do evento não poderá constituir alteração do conteúdo que foi objeto da decisão para o Patrocínio Científico, assumindo a entidade organizadora patrocinada o compromisso de assegurar a execução do evento em conformidade com o pedido originalmente apresentado.
ARTIGO 14º
Caso haja uma alteração substancial, será necessário formular um novo requerimento de patrocínio, sendo dever da SPO revogar o patrocínio anteriormente atribuído.
ARTIGO 15º
A SPO recusará o seu patrocínio científico a qualquer iniciativa que desrespeite a Declaração de Helsínquia, com as respetivas atualizações, ou a carta dos Direitos Humanos.
ARTIGO 16º
A SPO recusará o seu patrocínio a todas as iniciativas que, embora sob a capa de reuniões científicas, visem outros fins que não os da Educação Médica Contínua, o debate de ideias em Oncologia e a apresentação de resultados de Estudos Científicos.
ARTIGO 17º
Caso a entidade requerente do patrocínio não cumpra com o exposto nas secções anteriores, a Direção da SPO reserva-se o direito de excluir futuros pedidos de patrocínio efetuados pela mesma entidade.
ARTIGO 18º
A SPO não concederá patrocínio científico a páginas web, dada a sua natureza dinâmica. Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
SECÇÃO VIII - COMUNICAÇÃO DA ATRIBUIÇÃO E LOGÓTIPO.
ARTIGO 19º
A decisão da SPO será comunicada à Comissão Organizadora no prazo máximo de trinta (30) dias após a data de receção do pedido
ARTIGO 20º
Após conclusão positiva do processo, a Comissão Organizadora está autorizada a colocar o logótipo da atribuição do Patrocínio Científico SPO, em todos os meios de divulgação, tanto impressos como digitais.
ARTIGO 21º
O logótipo de patrocínio científico da SPO não deverá estar junto dos logótipos dos patrocinadores comerciais.
ARTIGO 22º
Deve ser comunicado à SPO, no máximo até 30 dias antes do evento, qualquer alteração ao requerimento efetuado, apresentando a respetiva justificação.
ARTIGO 23º
O uso indevido do logótipo ou do nome da SPO constitui um facto ilícito gerador de responsabilidade civil, entre outros, reservando-se a SPO o direito de agir judicialmente sobre os infratores.
Documento de trabalho (versão final validada em reunião da Direção a 20 de setembro de 2022)
ANEXO I - FORMULÁRIO DE CANDIDATURA
- Designação do evento
- Datas de início e fim
- Local
- Entidade organizadora
- Composição da Comissão Organizadora
- Composição da Comissão Científica, com a indicação dos nomes, títulos ou graus profissionais e vínculos institucionais
- Morada
- Telefone
- Programa científico e seus objetivos
- Número de horas
- Número esperado de participantes
- Outros patrocínios científicos
- Apoios financeiros e/ou comerciais sobretudo na forma de palestras
- Indicação dos conflitos de interesses (sessões patrocinadas pela Indústria)
Última atualização: 20/09/2022